Canal Ético
INTRODUCCIÓN
ALMETAC es una compañía comprometida con el cumplimiento de toda la legislación aplicable y que aspira a ir progresivamente más allá de los mínimos legalmente exigibles. Nuestro trabajo se basa en la responsabilidad ante la sociedad, en la transparencia y en el mutuo beneficio de las empresas, de los trabajadores y de todos los participantes en las actividades que realiza. ALMETAC se esfuerza en fomentar valores tales como: el respeto, la comunicación, la confianza, la honestidad y la transparencia en todas las actividades que realiza y los fomenta entre todas las personas que integran la organización y entre el resto de sus grupos de interés.
ALMETAC ha defendido desde su fundación y sigue defendiendo su firme voluntad de compromiso de continuidad de su actividad a medio y largo plazo, entendido como medio de vida de sus trabajadores y aportación de riqueza a su entorno más cercano y a la sociedad en general, sin que ésta se vea en peligro por una diminución de los beneficios a corto plazo.
OBJETO
El presente documento tiene como objetivo establecer un canal de comunicación para la recepción de consultas, denuncias y/o quejas relacionadas con incumplimientos legislativos y/o prácticas contrarias a lo establecido en los principios éticos y valores de ALMETAC, cualquier otra norma o política interna, así como cualesquiera situaciones o hechos que requieran la atención del órgano responsable del cumplimiento de dichos principios (en adelante, el “Canal Ético”).
Se establece este documento para garantizar que, de presentarse una actuación contraria a la legislación y/o normas y políticas internas de ALMETAC, así como cualquier conducta irregular, la denuncia de la misma será tratada de forma profesional y confidencial, adoptando las medidas oportunas para proteger los intereses de ALMETAC y asegurar el cumplimiento efectivo de dichas normas.
ALCANCE
Cualquier directivo, responsable, o empleado de ALMETAC, proveedor, cliente, así como cualquier otro grupo de interés podrá enviar consultas, denuncias o quejas a través del Canal Ético establecido.
El órgano responsable de la recepción de las citadas consultas y/o denuncias (el “Órgano de Supervisión y Control”), asegurará que todas las consultas, denuncias, o quejas recibidas se analicen de forma independiente y confidencial tramitando para ello el correspondiente expediente. Asimismo, garantizará la confidencialidad de la identidad de la persona que la plantea y del denunciado o denunciados, informando tan sólo a las personas estrictamente necesarias en el proceso.
ÓRGANO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
El Órgano de Supervisión y Control, a través de la persona responsable del Canal Ético, es el órgano al que todas las partes con interés legítimo deben dirigirse para comunicar cualquier posible incumplimiento Ético, tanto si les afectan personalmente como si afectan a terceros.
Así mismo, la persona responsable del Canal Ético podrá contar con asesores consultivos externos que puedan prestar su colaboración en ocasiones en las que se vea comprometida la resolución adecuada interna de la denuncia.
El Órgano de Supervisión y Control está compuesto por el Equipo de Dirección de ALMETAC y la persona responsable del Canal Ético es la persona responsable del Sistema Interno de Gestión.
COMUNICACIÓN DE ACTUACIONES IRREGULARES
Identificación de la irregularidad
La persona que conozca la existencia de una conducta irregular, incumplimiento o vulneración de la legislación vigente o de las normas y políticas de ALMETAC, deberá reportarla inmediatamente.
El Canal Ético constituye el principal medio a través del cual se efectuarán y canalizarán las comunicaciones, aunque estas puedan ser también transmitidas directamente a un superior jerárquico o a la Dirección General, quienes la trasladarán a la persona responsable del Canal Ético para su correspondiente tramitación.
Comunicación y recepción de la comunicación
La persona que tuviese conocimiento de una irregularidad, podrá comunicarlo a través de las siguientes vías:
- De forma personal y verbal ante el cualquier superior jerárquico, que se encargará de recogerla por escrito, junto con la firma del denunciante y siempre la trasladará a la persona responsable del Canal Ético para su tramitación.
- Por correo electrónico a la siguiente dirección canaletico@almetac.com, cuyo destinatario será la persona responsable de dicho Canal, quien se encargará de abrir y tramitar el correspondiente expediente.
En cualquier caso, se intentará que la comunicación sea lo más descriptiva y detallada posible, facilitando de esta forma al receptor la identificación de la conducta potencialmente irregular y de la/las persona/s o departamento/s implicados.
Todas las comunicaciones presentadas a través del Canal Ético deberán realizarse de buena fe. Las comunicaciones o denuncias falsas o malintencionadas podrán dar lugar a las correspondientes sanciones, sin perjuicio de las responsabilidades civiles e incluso penales que se puedan derivar según el ordenamiento vigente.
Requisitos mínimos de la denuncia
Para que pueda ser considerada como tal y disponer de una serie de elementos mínimos para que se produzca la posterior investigación en caso de que sea necesaria, la comunicación de la denuncia contendrá en la medida de lo posible, la siguiente información:
- Identificación, en su caso, del denunciante
- Descripción del evento sospechoso de manera detallada, consignando:
- En qué consiste la conducta potencialmente irregular.
- Posibles personas implicadas.
- Fechas aproximadas de ocurrencia.
- Medios en que se ha realizado la posible conducta ilícita.
- Área de actividad afectada.
- Posible impacto en procesos relevantes de ALMETAC.
En su caso, se aportarán documentos o evidencias de los hechos.
Sin perjuicio de lo anterior, a efectos de su investigación, se admitirán las denuncias anónimas. Todas las solicitudes o comunicaciones se tratarán de forma confidencial.
Sin perjuicio de lo anterior, a efectos de su investigación, se admitirán las denuncias anónimas. Todas las solicitudes o comunicaciones se tratarán de forma confidencial.
Clasificación de la denuncia
A fin de priorizar aquellas denuncias, que por sus características tengan un impacto mayor, la persona responsable del Canal, receptora de las mismas, deberá clasificarlas de acuerdo con la siguiente categorización:
- Prioridad I: Comunicaciones en las que se aleguen conductas contrarias a la legislación vigente que puedan suponer o tener relación con la comisión de un ilícito penal, así como aquellos otros que por su gravedad puedan aconsejar tal clasificación.
- Prioridad II: El resto de las comunicaciones
Aquellas denuncias válidas de Prioridad I, deberán ser trasladadas a la persona responsable del Canal Ético dentro de los 3 días hábiles posteriores a la recepción de la misma, quién realizará un contacto inicial con el autor de la comunicación, si no es anónimo, dentro de 7 días hábiles tras la recepción, con el objetivo de obtener datos adicionales y explicar los siguientes pasos.
Para aquellas denuncias válidas de Prioridad II, la persona responsable del Canal Ético deberá realizar un contacto inicial con el autor de la misma, si no es anónimo, dentro de los 10 días hábiles posteriores a la recepción de la comunicación.
En caso de duda sobre la gravedad del hecho comunicado se clasificará en todo caso como de Prioridad I, dándole así tratamiento.
Actuación e investigación
La persona responsable del Canal Ético identificara con un código el expediente investigador, de manera que salvaguarde la identidad del mismo en la documentación y comunicaciones que se generen.
La persona responsable del Canal Ético, una vez haya obtenido toda la información relevante sobre una conducta irregular, si considera que concurren indicios razonables de la existencia de una acción u omisión contraria a la legislación vigente y/o a la Ética de ALMETAC, iniciará un procedimiento de investigación. Para ello se adoptarán diferentes medidas:
- Nombrar una persona instructora (interna o externa a ALMETAC) que incoe el expediente investigador y redacte el informe de investigación.
- Establecer los procedimientos para llevar a cabo la investigación que permitan, tanto la preservación de las pruebas, como el respeto a los derechos de los trabajadores. Estos procedimientos pueden incluir entrevistas personales con la fuente para recabar más información; entrevistas personales con los departamentos y/o las personas implicadas en la conducta irregular comunicada; análisis de datos u obtención de información de fuentes externas; petición de pruebas periciales a profesionales internos o externos a ALMETAC, u otras.
- Establecer qué departamento/s o área/s deben estar informados de la investigación y a qué nivel jerárquico, dependiendo de:
- El nivel jerárquico y número de posibles personas implicadas.
- La necesidad de involucrar a otros departamentos, para la obtención de datos de contraste (información económica, acceso a bases de datos, datos de servidores o correo electrónico,).
Una vez completada la investigación, la persona instructora realizará una propuesta de informe con las principales conclusiones que se enviará al Órgano de Supervisión y Control para que tome las medidas necesarias.
Se garantizará en todo momento la confidencialidad de la investigación y su contenido, así como la confidencialidad de las personas involucradas en la investigación.
Si, recibida la comunicación, la persona responsable del Canal Ético considera que los hechos denunciados no suponen una infracción a de la legislación vigente ni de las normas Éticas de ALMETAC, procederá a desestimar motivadamente la denuncia, archivando el caso y comunicándolo a la persona denunciante con las razones de la desestimación, reportando oportunamente.
Con independencia de que se archive o no la denuncia, la persona responsable del Canal Ético informará al denunciado de forma expresa, precisa e inequívoca del contenido de la denuncia, de los empleados y terceros que podrán tener acceso a ella, así como de sus derechos y obligaciones, incluyendo los derechos relativos a la protección de datos de carácter personal. En caso de que la comunicación de la denuncia al denunciado pudiera entorpecer de algún modo la investigación interna, dicha comunicación podría demorarse como máximo tres meses desde la fecha de la denuncia.
Conclusiones
El informe emitido por la persona instructora recogerá:
- La comunicación de la conducta irregular recibida,
- los procedimientos empleados para su investigación,
- los resultados documentados de la investigación,
- las medidas correctivas que, en su caso, se deban establecer, así como las sanciones disciplinarias que pudieran corresponder, de acuerdo con lo establecido en el sistema disciplinario (en el caso de personal de ALMETAC) o las condiciones establecidas contractualmente (en el caso de externos),
- las recomendaciones o propuestas preventivas o de mejora en el control, supervisión, evaluación y actualización del Modelo Ético o de conducta necesarios para evitar su repetición en el futuro.
Así mismo la persona responsable del Canal Ético informará al denunciante sobre las medidas tomadas.
PROTECCIÓN DE LOS DENUNCIANTES Y DENUNCIADOS
El Órgano de Supervisión y Control velará porque no se produzca ningún tipo de represalia sobre aquél o aquéllos que hubiesen planteado de buena fe sus consultas, denuncias o quejas. Si se confirmase que dichas personas han sido objeto de represalias, los autores de estas serán objeto de investigación y, en su caso, de sanción.
Igualmente, el Órgano de Supervisión y Control garantizará en todos los casos la máxima confidencialidad en los procesos de investigación de las denuncias recibidas, a los efectos de proteger la identidad de los denunciados y su reputación en el seno del grupo, informando, tan sólo, a las personas estrictamente necesarias en el proceso.
CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El Órgano de Supervisión y Control mantendrá el archivo de la información de las denuncias recibidas, los informes de investigación, así como los informes periódicos y/o puntuales emitidos.
Los datos personales obtenidos con ocasión de la denuncia y a resultas de la investigación interna correspondiente se suprimirán del sistema de denuncias a los tres meses desde la introducción de los datos, sin perjuicio de que se pudieran conservar en otros sistemas con motivo de la investigación que del mismo pudieran derivarse. Además, se conservarán como evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de delitos hasta que prescriban las acciones legales que el objeto de dicha denuncia pudiera derivar, de conformidad con el artículo 24.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. En el caso de que se trate de una denuncia no admitida a trámite, ésta se conservará de forma anonimizada.
